Gestire più progetti contemporaneamente con risorse condivise è un’impresa difficile. Scarsa pianificazione ed imprevisti possono generare inefficienze a cascata, rallentando il flusso di lavoro, proprio come accade nel traffico autostradale. Allo stesso tempo, molte aziende pensano che la soluzione sia semplicemente adottare uno strumento software di gestione, ma senza un metodo strutturato, anche il miglior tool diventa inutile. Come possiamo quindi affrontare la complessità dei progetti multipli?

Serve un approccio integrato: un metodo efficace supportato da uno strumento adeguato.

La metafora dell’autostrada: progetti in movimento

Immaginiamo di trovarci in autostrada. Stiamo guidando serenamente, ma all’improvviso il traffico rallenta fino a fermarsi del tutto. Nessun incidente, nessuna causa apparente: solo una piccola variazione di velocità in un punto che, a chilometri di distanza, ha generato un blocco totale. Questo fenomeno, noto come phantom traffic jam, è una perfetta metafora per ciò che accade negli ambienti multiprogetto.

Nei contesti aziendali, le perturbazioni sono frequenti e spesso sottovalutate:

• Cambi improvvisi nelle specifiche di progetto.
• Ridefinizione delle priorità.
• Inserimento di nuove attività senza un’adeguata pianificazione.
• Riassegnazione delle risorse, causando squilibri nel carico di lavoro.

Questi eventi, ritenuti erroneamente inevitabili se gestiti con una visione strutturata possono non avere l’impatto disastroso che talvolta accade.

Gestire il flusso multiprogetto: le corsie del lavoro

Così come in autostrada esistono corsie dedicate a veicoli con esigenze diverse, in un ambiente multiprogetto possiamo immaginare tre livelli di gestione:

1. Corsia di destra – Progetti complessi e a lungo termine, che richiedono stabilità e risorse dedicate. Non sono lenti, sono grossi!
2. Corsia centrale – Progetti intermedi, che hanno un impatto importante ma non necessitano della stessa profondità di quelli più strategici.
3. Corsia di sinistra – Progetti rapidi, a ciclo breve, che necessitano di reattività ed esecuzione veloce. I fast-track, le non conformità…

Per mantenere un flusso efficiente, è essenziale:

• Evitare sovraccarichi e perturbazioni inutili, regolando l’ingresso di nuovi progetti.
• Gestire le interazioni tra le corsie, evitando che progetti diversi si influenzino negativamente.
• Definire regole chiare su quali progetti hanno la priorità e quali devono attendere spazio disponibile.

Metodo e strumento: l’approccio integrato di Wepladoo

Qui entra in gioco il metodo. Non basta una semplice piattaforma software: serve una logica chiara per pianificare e gestire il lavoro. Wepladoo nasce proprio con questo scopo: non è solo uno strumento, ma un metodo strutturato per gestire la complessità.

1. Pianificazione Multilivello

Un buon sistema di gestione progetti deve lavorare su più orizzonti temporali:

• Breve termine → attività operative da gestire nel dettaglio, vicine nel tempo con bassa incertezza.
• Medio termine → pianificazione delle risorse e ottimizzazione dei carichi di lavoro.
• Lungo termine → visione strategica e bilanciamento dei progetti, elevata incertezza.

2. Coinvolgimento delle persone operative

La gestione efficace dei progetti non può essere solo dall’alto verso il basso. Wepladoo coinvolge chi lavora sul campo, garantendo che:

• Le persone abbiano chiarezza sugli obiettivi e sulle priorità.
• Il metodo non resti solo teoria, ma si trasformi in azione concreta.
• Ogni cambiamento sia gestito senza impatti disorganizzati, mitigando l’effetto domino.

3. Unire metodo e strumento per decisioni data-driven

Wepladoo consente di tradurre il metodo in un flusso di lavoro chiaro, evitando improvvisazioni. Con una visione strutturata è possibile:

• Prevedere il carico di lavoro reale su ogni team.
• Identificare criticità prima che diventino colli di bottiglia.
• Stabilire KPI di performance per monitorare l’efficacia delle decisioni.

Conclusione: la chiave del successo è l’equilibrio

Così come un’autostrada ben organizzata permette di mantenere il traffico fluido, un metodo chiaro e uno strumento adeguato garantiscono un ambiente di lavoro efficiente e produttivo.

Pensare che basti un software è un’illusione: senza una strategia, diventa solo un contenitore di dati.
Pensare che basti un metodo è altrettanto limitante: senza il giusto strumento, il metodo resta teoria e non diventa pratica.

Wepladoo integra entrambi: struttura il metodo e lo rende operativo attraverso uno strumento potente e scalabile.
Solo così la gestione multiprogetto può diventare realmente efficace, evitando rallentamenti, inefficienze e sprechi. Se vuoi saperne di più su Wepladoo e sulla gestione multiprogetto, iscriviti al nostro prossimo Azzurro Lab sul project management!